Для оформления академического отпуска обучающийся подает заявление на имя ректора (организации образования) и представляет документы, подтверждающие обоснованность временного прерывания обучения.

Академический отпуск по медицинским показаниям предоставляется обучающемуся на основании:

1) заключения врачебно-консультативной комиссии при амбулаторно поликлинической организации (далее — ВКК) продолжительностью от 6 до 12 месяцев по болезни;

2) заключения Центральной врачебно-консультативной комиссии при противотуберкулезной медицинской организации в случае болезни туберкулезом.

Академический отпуск может быть предоставлен обучающемуся также на основании:

1) повестки о призыве в ряды Вооруженных Сил Республики Казахстан на период призыва на воинскую службу, в установленных законодательством случаях; 2) рождения, усыновления или удочерения ребенка продолжительностью до 3 года, в установленных законодательством случаях;

3) в иных предусмотренных законодательством случаях.

На основании представленных документов ректор вуза (руководитель организации образования) в течение трех рабочих дней издает приказ о предоставлении обучающемуся академического отпуска с указанием его сроков начала и окончания.

Ректор вуза (руководитель организации образования) копию приказа о предоставлении академического отпуска обучающемуся по образовательному гранту, финансируемому из республиканского бюджета, направляет в уполномоченный орган в области образования или соответствующее отраслевое министерство в течение трех рабочих дней, а финансируемому из местного бюджета — в местные исполнительные органы в области образования, для корректировки соответствующей суммы и сроков финансирования данной программы.

После выхода из академического отпуска обучающийся подает заявление на имя ректор вуза (руководителя организации образования) и представляет справку ВКК о состоянии здоровья из лечебной организации, наблюдавшей больного, с заключением о возможности продолжения обучения по данной специальности — при нахождении обучающегося в академическом отпуске в связи с болезнью.

Декан факультета на основании представленных документов определяет разницу дисциплин в рабочих учебных планах, курс обучения и утверждает индивидуальный учебный план обучающегося по согласованию с офисом Регистратора (академическая служба, занимающаяся регистрацией всей истории учебных достижений обучающегося и обеспечивающая организацию всех видов контроля знаний и расчет его академического рейтинга).

Курс обучения определяется с учетом реквизитов по тем же правилам, что и в случае перевода или восстановления обучающихся.

На основании представленных документов ректор вуза (руководитель организации образования) в течение трех рабочих дней издает приказ о выходе обучающегося из академического отпуска с указанием специальности, курса и группы.

При выходе из академического отпуска обучающегося по государственному образовательному гранту копию данного приказа в течение трех рабочих дней организация образования, финансируемая из республиканского бюджета, направляет в уполномоченный орган в области образования или соответствующее отраслевое министерство, а финансируемая из местного бюджета — направляет в местные исполнительные органы в области образования, для корректировки соответствующей суммы и сроков финансирования данной программы.

В случае, если дата выхода из академического отпуска или ухода в академический отпуск не совпадает с началом или окончанием академического периода, то обучающийся по индивидуальному графику выполняет все учебные задания и набирает баллы, необходимые для рейтинга допуска, либо записывается в летнем семестре на дисциплины, по которым образовалась разница.

Для ликвидации разницы обучающийся, параллельно с текущими учебными занятиями, в течение академического периода посещает все виды учебных занятий, сдает все виды текущего и рубежного контроля, предусмотренные рабочим учебным планом по данным дисциплинам, получает допуск и сдает итоговый контроль в период промежуточной аттестации обучающихся согласно академическому календарю.

Исключительные случаи:

стихийные бедствия;

сложные семейные обстоятельства (например, необходимость ухода за больным членом семьи).