Құжат айналымы және құқықтық қамтамасыз ету бөлімінде штаттық кестеге сәйкес бөлім басшысы, заңгер және іс жүргізуші лауазымы қарастырылған.
Университеттің «Құжат айналымы және құқықтық қамтамасыз ету бөлімі» Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларына сәйкес жұмыс атқарады.
Құжат айналымы және құқықтық қамтамасыз ету бөлімі (ары қарай – Бөлім) құжат айналымы бойынша университетке келген барлық құжаттарды қабылдауды, бастапқы өңдеуді және алдын ала қарауды орталықтандырып жүзеге асырады. Барлық келген хаттар кіріс журналына тіркеледі. Сонымен қатар университеттен шығатын барлық шығыс хаттардың да дұрыс толтырылуы сараптамадан өтіп, шығыс журналына тіркеліп адресатқа жолданады.
Кіріс құжаттарын бастапқы өңдеу сатысында бөлім жеткізудің дұрыстығын және тұтастығын тексереді, ұйымға құжаттардың келіп түсу фактісін тіркеу және оларды мақсаты бойынша тапсыруға дайындау болып табылады.
Бөлім басшысы құжаттар салынған конверттерді ашады, құжаттардың мақсаты бойынша жеткізу дұрыстығын, қаптамасының бүтіндігін тексереді.
Университетке түскен құжаттар бастапқы өңдеуден өтеді, алдын ала қаралады, тіркеледі, басшылықпен қаралады және орындаушыға жеткізіледі. Қате түскен хат-хабарлар почта бөліміне қайтарылады. Келіп түскен (тіркелетін) құжаттарға келіп түскен күні көрсетіліп, ұйымның тіркеу мөртабаны қойылады.
Келіп түскен құжаттар университет ректорының міндетті түрде қарауын талап ететіндерге және мұны талап етпейтіндерге бөлінеді. Басшылықтың міндетті түрде қарауын талап етпейтін құжаттар тікелей құрылымдық бөлімшелерге немесе жауапты орындаушыға жолданады.
Бөлімге барлық құжаттар адресаттарға жолдау үшін толық рәсімделіп беріледі. Құжатты жолдауға қабылдамас бұрын оның дұрыс рәсімделгенін, негізгі құжатта көрсетілген қосымшалардың бар болуын бөлім қызметкері тексереді. Дұрыс рәсімделмеген құжаттар орындаушыларға қайтарылады. Университеттен жолданатын құжаттардың сапасын қадағалауды жүзеге асырады.
Құжаттардың орындалуын бақылауға құжаттарды бақылауға қою, орындалу барысын реттеу, орындалған құжатты бақылаудан алу, орындалған құжаттарды іске жіберу, есепке алу, қорыту мен құжаттың орындалу барысы нәтижелерін талдау, басшылықты құжаттардың орындалуының жай-күйі туралы хабардар ету кіреді.
Сонымен қатар бөлім құқықтық қамтамасыз етумен айналысады. Университеттің басқа жеке және заңды тұлғалармен жасаған келісімшарттары мен меморандумдарының заң талаптарына қаншалықты сәйкес екендігіне заң тұрғысынан құқықтық баға береді. Қажет болған жағдайларда университет қызметкерлеріне заң нормалары бойынша құқықтық кеңестер береді, университеттің құқығын қорғау үшін тиісті шараларды жүзеге асырады.
Бөлім өз қызметінде басшылыққа алады:
– Қазақстан Республикасының заңнамаларын (Қазақстан Республикасының Конституциясын, Білім туралы заңын, Еңбек кодексін т.б.);
– Қазақстан Президентінің халыққа жолдауларын;
– ISO жүйесінің мемлекеттік және халықаралық стандарттарын;
– университеттің сапа саласындағы саясатын;
– университеттің сапа менеджменті жүйесінің құжатттарын;
– университет жарғысын;
– университеттің ұжымдық шартын;
– университет басшылығының бұйрықтары мен өкімдерін;
– ішкі еңбек тәртібі ережелерін;
– бөлім туралы ережені.
Қызметкерлер:
«Құжат айналымы және құқықтық қамтамасыз ету бөлімі» бойынша штаттық кестеге сәйкес бөлім басшысы, заңгер және іс жүргізуші лауазымы қарастырылған.
Бөлім басшысы және заңгер лауазымын қоса атқаратын Жармұханбетов Пірәлі Сейдалыұлы 08.10.1964 жылы туылған. Университетте 2012 жылдың ақпан айынан жұмыс атқарады. Білімі жоғары – заңгер. 1993 жылы «Құқықтану» мамандығы бойынша Қазақстан Республикасы Ішкі істер министрлігінің Қарағанды жоғары мектеб
Бөлім іс жүргізуші Уркимбаева Марина Алдамуратовна 1997 жылы туылған. Университетте 2019 жылдың желтоқсан айынан бастап жұмыс істейді. Білімі жоғары-педагогикалық. 2019 жылы Шымкент университетін “Педагогика және психология” мамандығы бойынша бітірді.
Бөлім қызметінің мақсаттары
Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету – басқару функцияларын жүзеге асыру барысында құжаттандыру мәселелерін қамтитын және құжаттармен жұмысты ұйымдастыру қызметі.
Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету менеджменттің негізгі технологиясы болып табылады және негізгі мақсаты негізделген басқару шешімдерін қабылдау және олардың орындалуын бақылау үшін басшылықты университеттегі істің жағдайы туралы ақпаратпен қамтамасыз ету.
Университеттің сапалы жұмыс істеуін қамтамасыз ету, оның көрсеткіштерін жақсарту үшін құқықтық құралдарды белсенді пайдалану.
Университет меншігінің сақталуын құқықтық құралдармен қамтамасыз ету, жеткізу және сатып алу-сату келісімшарттары бойынша міндеттемелерін, күрделі құрылыстың мердігерлік шарттарының орындалуын қамтамасыз ету.
Университеттің құқықтары мен заңды мүдделерін заң тұрғысынан қорғау.
Университет қызметінде заңдылықтың сақталуын бақылау.
Ішкі құрылымы
Бөлімнің құрылымы мен штаттық санын университет ректоры бекітеді.
Бөлімде бастық, заңгер және іс жүргізуші лауазымы бар.
Бөлімді университет ректорына тікелей бағынатын бастығы басқарады.
Заңгер мен іс жүргізуші тікелей бөлім бастығына бағынады және бөлім басшысының ұсынысы бойынша ректордың бұйрығымен лауазымдарына тағайындалады.
Бөлімнің атқаратын қызметтері мен міндеттері
-
- Университеттің құрылымдық бөлімшелеріндегі бірыңғай іс жүргізудің ұйымдастырылуы мен жүргізілуін қамтамасыз ету, университет құжаттарының үлгісін әзірлеу;
- Іс жүргізуді стандарттарға және нормативті-әдістемелік құжаттарға сәйкес ұйымдастыру;
- Құрылымдық бөлімшелердің құжаттармен жұмысына ұйымдастырушылық-әдістемелік жетекшілік жасау;
- Университет басшыларының резолюциясына сәйкес құжаттардың мерзімінде орындалуына бақылау жасау;
- Құпия қызметтік мәліметтер бар құжаттардың жария болмауын бақылау;
- Университеттің қосалқы номенклатуралық істерін әзірлеуге қатысу, құрылымдық бөлімшелердегі номенклатуралық істердің дұрыс рәсімделуін және жүргізілуін қадағалау;
- Іс жүргізу сұрақтарына қатысты нормативті-әдістемелік құжаттар әзірлеп даярлау;
- Кіріс және шығыс құжаттарын қабылдау және тіркеу, адресаттарға жөнелту;
- Құжаттармен жұмыс істеуде жаңа технологияларды енгізу, әсіресе цифрлық форматты;
- Университет жұмыскерлерін құжаттамамен айналысатындарының біліктілігін арттыру бойынша іс-шаралар ұйымдастыру;
- Бұйрықтар мен өкімдердің, келісімшарттардың, ережелердің мазмұнына құқықтық талдау жасап баға беру;
- Ұжымдық шартты әзірлеуге және жасасуға қатысу;
- Бөлімдер мен кафедралардың басқа мекемелермен жасайтын шарттары мен меморандумдарын заң тұрғысынан саралау;
- Университетке түскен арыз-шағымдарды қарауға және жауап әзірлеуге қатысу;
- Соттарда және басқа да мемлекеттік мекемелерде құқықтық мәселелер қаралғанда университеттің мүддесін қорғау;
- Құқықтық мәселелер бойынша жұмыскерлерге кеңестер, қорытындылар, анықтамалар беру;
- Ұжымдық шарт бойынша комиссия мүшелеріне құқықтық көмек көрсету;
- Локалды нормативті актілерге құқықтық талдау жасау;
- Қолданыстағы заң нормалары бойынша бөлімшелердің жетекшілерін құқықтық оқыту жүргізу;
- Университеттің СМЖ құжаттарын білу және оның талаптарын сақтау.
Бөлім құқылы:
- Университеттің құрылымдық бөлімшелеріндегі іс жүргізу барысының ұйымдастырылуын тексеруге, тексеру нәтижесі бойынша олардың жетекшілеріне тиісті шаралар қолдану үшін ұсыныстар мен нұсқамалар енгізуге;
- құрылымдық бөлімшілердің басшыларынан университет басшыларына қажетті анықтамаларды, ақпаратты, құжаттарды және басқа да материалдарды талап етуге, сондай-ақ университет басшыларынң тапсырмалары мен нұсқаулықтарының орындалған жөнінде ақпарат сұратуға;
- дұрыс рәсімделмеген құжаттарды қай жөндеу үшін құрылымдық бөлімшелерге қайтаруға;
- университет басшыларына бөлім жұмыскерлерін марапаттауға ұсыныс енгізуге, бөлім жоспарлары және олардың орындалуы жөнінде есепті ұсынуға;
- университеттің құрылымдық бөлімшелерінде заңдылықтың сақталуын тексеруге;
- университеттің кез келген құрылымдық бөлімшесі туралы ережені және олардың жұмыскерлерінің лауазымдық нұсқаулықтарын сұратып алдыруға;
- бөлім жұмысына қатысы бар қажетті ақпараттар мен құжаттарды басқа құрылымдық бөлімшелерден сұратып алдыруға;
- университетте құжат әзірлеу барысында басқа құрылымдық бөлімшелердің қызметкерлерін шақыртып қатыстыруға;
- құрылымдық бөлімшелердің жұмысын ары қарай жетілдіре түсу үшін нақты ұсыныстар енгізуге және қолданыстағы заң нормаларын бұзған кінәлілерге тәртіптік және материалдық жауапкершілікке тарту үшін ұсыныстар енгізуге.
Бөлімше мақсаттары мен оған жүктелген міндеттердің сапалы және уақтылы орындалуына бөлім басшысы жауап береді.
Бөлім жұмыскерлерінің жауапкершілігі олардың лаузымдық нұсқаулықтарына сәйкес анықталады.
