Отдел документооборота и правового обеспечения

— действующим законодательством Республики Казахстан;

— типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях;

— государственными и международными стандартами системы ISO;

— политикой университета в области качества;

— документацией системы менеджмента качества (СМК) университета;

— уставом университета;

— коллективным договором университета;

— приказами и распоряжениями руководства университета;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— положением об отделе.

По штатному расписанию в Отделе документооборота и правового обеспечения предусмотрены должности начальника отдела, юриста и делопроизводителя.

Начальник отдела и по совместительству юрист Джармуханбетов Пиралы Сейдалиевич 1964 года рождения. Работает в университете с февраля 2012 года. Образование высшее-юридическое. В 1993 году с отличием окончил Карагандинскую высшую школу МВД Республики Казахстан по специальности «Правоведение». Полковник полиции в отставке.

Делопроизводитель Уркимбаева Марина Алдамуратовна 1997 года рождения. В университете работает с декабря 2019 года. Образование высшее-педагогическое. В 2019 году окончила Шымкентский университет по специальности «Педагогика и психология».

   Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

  Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в университете для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

     Активное использование правовых средств для обеспечения качественной работы университета, улучшения его показателей.

   Обеспечение правовыми средствами сохранности собственности университета, выполнения обязательств по поставке, по договорам купли-продажи, подряда на капитальное строительство и другим договорам.

   Защита прав и законных интересов университета.

   Контроль за соблюдением законности в деятельности университета.

Структуру и штатную численность отдела утверждает ректор университета.

Отдел состоит из начальника отдела, юриста и делопроизводителя.

Отдел возглавляет начальник, который непосредственно подчиняется ректору университета.

Юрист и делопроизводитель непосредственно подчиняются начальнику отдела и назначаются на должность приказом ректора по представлению начальника отдела.

• обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в структурных подразделениях университета, унификация форм документов, создание образцов документов университета;
• организация делопроизводства в соответствии со стандартами и нормативно-методическими документами;
• организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях;
• организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства университета;
• обеспечение соответствующего режима доступа к документам, имеющим гриф конфиденциальности, и использования информации, содержащейся в них;
• составление сводной номенклатуры дел предприятия, контроль за правильным формированием и оформлением дел в структурных подразделениях;
• разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства (инструкций по работе с документами, бланков служебных документов, унифицированных форм документов);
• регистрация и учет документов, ведение справочно-информационной работы по документам;
• прием, регистрация, учет, хранение и рассылка поступающей, оправляемой и внутренней документации;
• оперативный поиск и выдача информации по документам;
• рассмотрение и проверка оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству университета;
• участие в работе экспертной комиссии предприятия по подготовке к передаче в архив документов, имеющих долговременные (постоянные) сроки хранения;
• выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
• внедрение новых информационных технологий в работе с документами Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий на предприятии;
• проведение мероприятий по повышению квалификации работников предприятия, занятых делопроизводством;
• осуществление правовой экспертизы проектов приказов, положений и других актов правового характера, подготавливаемых в университете, в необходимых случаях участие в разработке этих документов;
• организация, совместно с другими подразделениями, подготовки предложений об изменении действующих и отмене фактически утративших силу приказов и других нормативных актов, изданных в университете;
• участие в подготовке и заключении коллективных договоров;
• организация совместно с другими подразделениями университета работы по заключении договоров (контрактов), участие в подготовке проектов указанных договоров и их анализе;
• участие в рассмотрении претензий поступивших в университет и подготовке ответов на них, а также осуществление методического руководства этой работой в соответствующих подразделениях;
• подготовка и направление претензий от имени университета по материалам переданным в отдел;
• представление интересов университета в судах, а также других государственных органах при рассмотрении правовых вопросов;
• обобщение и анализ результатов рассмотрения судебных дел с участием университета и выработка на их основе предложений по устранению выявленных недостатков и улучшению работы университета;
• участие в подготовке локальных нормативных актов, разрабатываемых, а также в подготовке заключений по проектам нормативных актов, поступающих в университет;
• предоставление консультаций, заключений, справок по правовым вопросам;
• оказание правовой помощи комиссию по коллективному договору;
• осуществление правовой экспертизы локальных нормативных актов;
• проведение правового обучения руководителей подразделений нормам действующего законодательства;
• знание документации СМК университета и соблюдение ее требований.
• контроль движения документов в университете с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправления, формирования дела и сдачи в архив;

—  проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях университета, вносить по итогам проверок предложения и рекомендации их руководителям для принятия соответствующих мер;

— требовать от руководителей структурных подразделений справок, информации, документов, других материалов, необходимых руководству университета, а также информации об исполнении документов, поручений и заданий руководства;

— возвращать в структурные подразделения на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных ГОСТом правил оформления;

— представлять руководству университета предложения о поощрениях работников отдела, информацию о планах отдела и отчет об их выполнении;

— проверять соблюдение законности в деятельности структурных подразделений университета;

— запрашивать Положения о любых структурных подразделениях предприятия и должностные инструкции на их работников;

— требовать от должностных лиц университета предоставления документов, справок, расчетов, объяснений и других сведений, необходимых для выполнения возложенных на отдел обязанностей;

— привлекать с согласия руководителей структурных подразделений его работников для подготовки проектов локальных актов и других документов;

— вносить предложения по совершенствованию работы в структурных подразделениях и привлечению лиц, виновных в нарушении норм действующего законодательства к дисциплинарной и материальной ответственности.